Política tratamiento de datos personales

1. NORMATIVIDAD

Para dar cumplimiento esta política se debe tener en cuenta que el artículo 15 de la Constitución Política consagra la protección de los datos personales, como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas. 

Además, la Ley estatutaria 1581 de 2012, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, estableciendo la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas data, así como la incorporación de deberes especiales a los responsables encargados del tratamiento de datos personales, y la adopción de manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas que rigen la materia, así como la atención de consultas y reclamos.

Así mismo, el Decreto 1377 de 2013 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

2. OBJETIVO

Establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o que repose en las bases de datos y archivos institucionales, de acuerdo a lo establecido en los artículos 15° y 20° de la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012, junto con sus Decretos reglamentarios.

3. DEFINICIONES

Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Datos Personales: Información que permite la identificación de una persona por parte de un tercero. 

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Ley 1266 de 2008). 

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en socio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Es el contratista externo a quien la Institución le asigna la responsabilidad de manejar y realizar el tratamiento de las bases de datos que estén en relación directa con sus funciones u obligaciones.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Derecho de Acceso: Es la facultad que tiene el titular o las personas autorizadas para conocer sus datos personales contenidos en las bases de datos. Este derecho abarca la obtención de copias totales o parciales de los mismos. 

Derecho de Actualización: Es la facultad que tiene el titular o las personas autorizadas para renovar sus datos personales contenidos en las bases de datos.

Derecho de Rectificación: Es la facultad que tiene el titular o las personas autorizadas para obtener la corrección total o parcial de sus datos personales contenidos en las bases de datos.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. PRINCIPIOS

El Conservatorio del Tolima, Institución de Educación Superior, en el ejercicio de sus actividades académicas, administrativas y de extensión y proyección social recolecta y administra información personal de la Comunidad Académica y proveedores que, cumpliendo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, le exigen a la Institución diseñar procedimientos orientados hacia la protección y seguridad de dicha información. 

Para el logro de este propósito, la Institución se regirá de manera armónica e integral por los siguientes principios: 

Principio de Legalidad: El Conservatorio del Tolima dará estricto cumplimiento a la normatividad y reglamentación  vigente al momento de realizar el tratamiento de los datos personales que se encuentran en sus bases de datos. 

Principio de Finalidad: El Conservatorio del Tolima hará un manejo de los datos personales de la Comunidad Académica y sus proveedores, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y la Ley, y en los casos requeridos informando a los titulares del tratamiento que se aplique a los mismos. 

Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales de la Comunidad Académica y los proveedores del Conservatorio del Tolima se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales de las bases de datos de la Institución no podrán ser obtenidos o divulgados sin previo consentimiento o autorización del titular. 

Principio de Veracidad o Calidad: El Conservatorio del Tolima velará porque la información contenida en sus bases de datos sea veraz completa, exacta, comprensible, comprobable y actualizada, evitando el tratamiento de datos parciales, erróneos, incompletos y fraccionados.  

Principio de Transparencia: El Conservatorio del Tolima a través de su política de atención al ciudadano está dispuesto a brindar información relacionada con sus datos personales al titular de forma eficaz y eficiente. 

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Conservatorio del Tolima establecerá las políticas de seguridad necesarias para garantizar el

tratamiento adecuado de datos sensibles que estén en las bases de datos de la Institución y que se encuentran en sus sistemas de información. 

Principio de Seguridad: El Conservatorio del Tolima tomará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los registros institucionales. 

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que en el Conservatorio del Tolima administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información no pública de la Comunidad Académica y sus proveedores están obligados a garantizar la reserva de la misma, incluso una vez se hayan desvinculado de la Institución.  

5. POLÍTICAS

El Conservatorio del Tolima, Institución de Educación Superior, utilizará los datos personales que reposan en sus bases de datos para el cumplimiento de su misión institucional. De igual modo, en los casos que ameriten un tratamiento de los datos, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la Institución informará a los titulares a través de un aviso de privacidad. 

Derechos de los Titulares: El Conservatorio del Tolima, cumpliendo con lo establecido en la Ley y sus decretos reglamentarios, garantizará como mínimo los siguientes derechos a los titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos institucionales: 

• • • Acceder, conocer y actualizar sus datos personales que reposan en las bases de datos de la Institución, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento. 
    • Autorizar el tratamiento de sus datos personales.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Conservatorio del Tolima mediante tratamiento de datos a través de cualquier medio válido de comunicación o petición; salvo en los casos en que no es necesaria la autorización de acuerdo con la Ley. 
    • Ser informado por el Conservatorio del Tolima sobre el uso que le ha dado a sus datos personales. 
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la Entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, una vez se haya surtido el trámite interno ante el Conservatorio del Tolima. 
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, así como cuando no haya obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que haya sido objeto de tratamiento de manera periódica y cuando se presenten modificaciones sustanciales en las mismas que ameriten la solicitud de la información. En caso de que los titulares soliciten esta información más de una vez en el mes calendario, el Conservatorio del Tolima se reserva el derecho a cobrar un valor que no exceda el costo del envío, reproducción y certificación de los documentos. 
    • En el caso de respetar los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, la Institución se compromete a realizar un tratamiento de datos de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Obligaciones del Responsable Delegado: Las obligaciones, además de las otorgadas por la Ley, del responsable del tratamiento y protección de los datos personales, delegado por el Conservatorio del Tolima, son:  

• • • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
    • Conservar, en cualquier momento, la autorización otorgada a la Institución para el tratamiento de datos personales. 
    • Informar debidamente al titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 
    • Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. 
    • Suprimir los datos personales que se encuentren contenidos en los actos administrativos y documentos institucionales que puedan afectar al titular, según lo establecido en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia. 
    • Actualizar oportunamente la información, de acuerdo a las novedades aportadas por el titular. 
    • Transmitir o transferir los datos personales que se encuentran en sus bases de datos a las personas naturales o jurídicas autorizadas por la Ley. 
    • Rectificar la información en caso de error e informar oportunamente al interesado. 
    • Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley y este procedimiento. 
    • Informar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
    • Cumplir con los requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
    • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado en la Ley 1581 de 2012. 
    • Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes en aquellos casos en los cuales se esté autorizando el tratamiento de sus datos. 
    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Conservar el soporte de los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos, cuando éstos hayan sido cobrados al titular. 
    • Suprimir los datos personales que se encuentren en sus bases de datos para los cuales no tenga obligación o facultad legal o contractual de tratar.

Facultades del Responsable Delegado:

• • • Ser informado por parte del titular o sus representantes de toda situación que afecte el cumplimiento de la Ley y de sus decretos reglamentarios en relación con el manejo de datos personales. 
    • Realizar el tratamiento de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de su responsabilidad de acuerdo a la normatividad y reglamentación existente. 
    • Nombrar encargados para el tratamiento de la información, de acuerdo a la normatividad y reglamentación existente. 
    • Realizar la transferencia y/o trasmisión de los datos personales contenidos en sus bases de datos, suscribiendo los actos y contratos necesarios, de acuerdo a la normatividad y reglamentación existente. 
    • Realizar el tratamiento, la transferencia  y/o la transmisión de los datos personales que se encuentren en sus bases de datos, sin autorización previa y expresa del titular en los siguientes casos: 

1. 1. 1. 1. 1. Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
            2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública. 
            3. En casos de urgencia médica o sanitaria. 
            4. Cuando el tratamiento sea autorizado por la Ley para fines históricos, científicos y estadísticos.
            5. Cuando los datos estén relacionados con el registro civil de las personas.

Responsable: El Conservatorio del Tolima, Institución de Educación Superior, es la persona jurídica responsable del manejo y tratamiento de los datos personales de la Comunidad Académica y proveedores de la Institución. 

Delegados: Las dependencias delegadas para responder por el manejo de las bases de datos, según sus funciones, son: